메신저 답장 기준 정하기, 급한 일·보통 일·나중에 볼 일 구분 규칙

"아까 보낸 거 봤어요? 왜 답이 없어요?" "죄송해요, 다른 거 하느라… 근데 그거 급한 거였어요?"

대표는 답이 늦다고 느끼고, 직원은 뭐가 급한지 모르겠다고 느낄 때 오가는 대화입니다.

답장 기준이 없으면 대표는 보낸 메시지에 한두 시간 답이 없을 때 "일은 하고 있나" 싶어 다시 보냅니다. 직원은 언제 답해야 하는지 모르니 알림이 울릴 때마다 하던 일을 멈추고요. 그러다 보면 정말 급한 연락이 다른 메시지 사이에 묻힙니다. 급한 일과 아닌 일이 똑같은 모양으로 오니까요.

답장 등급은 보내는 사람이 붙입니다

메시지를 급한 일·보통 일·나중에 볼 일로 나누고, 등급 표시는 보내는 사람이 합니다. 그래야 받는 사람이 메시지마다 얼마나 급한지 짐작하지 않아도 됩니다.

준비할 건 많지 않습니다. 지난 2주 동안 "왜 답이 없어요?"가 나왔던 메시지 몇 개와, 실제로 급했던 일 3~5개를 모아 두세요.

등급마다 답장 시간을 숫자로 적습니다

시간은 회사 사정에 맞게 바꿔도 됩니다. 다만 숫자로 적어야 해요. "가능한 빨리"는 사람마다 뜻이 다릅니다. 급한 일 예시 3~5개를 표 아래에 붙이고, 보통 일에는 표시를 하지 않는다는 점도 같이 적어 두세요.

모두가 한 대화방에서 일하는 동안은 이 표 하나로 됩니다. 사람이 늘어 대화방이 여러 개로 나뉘면, 급한 일은 어느 방에 올리든 [급함]을 붙이고 받는 사람 이름을 같이 부르게 하세요. 팀마다 일하는 리듬이 다르다면 보통 일의 기준 시간은 팀별로 조금씩 달라도 됩니다. [급함] 기준과 전화로 넘기는 시간만은 회사 전체가 같아야 팀 사이 급한 연락이 늦어지지 않습니다.

며칠 걸리는 요청은 메신저 말고 업무 목록에 적습니다

답장 기준만 정하면 나중에 볼 일이 대화방에 계속 쌓입니다. 사흘 이상 걸리는 업무 요청과 다시 찾아볼 자료는 공용 업무 목록에 남기고, 메신저로는 "목록에 올렸어요"만 보내세요. [참고] 메시지는 금요일 오후처럼 모아서 보는 요일을 정해 두면 됩니다. 확인했다는 표시로 쓸 짧은 반응 하나도 이때 같이 정하세요.

급한 대화와 다시 볼 일을 어떻게 나눠 두는지는 업무 요청을 한 경로로 모으는 순서에 자세히 있습니다.

공지할 때는 대표가 [급함] 표시를 먼저 씁니다

규칙을 대화방에 올리기만 하면 며칠 못 가 예전처럼 돌아가기 쉽습니다. 이렇게 공지해 보세요.

1. 짧게 모여 왜 바꾸는지 한 문장으로 말합니다. 예: "급한 연락이 묻히지 않게, 그리고 메시지마다 일이 끊기지 않게 하려고요."
2. 등급 표를 대화방 공지로 올리고 맨 위에 고정합니다.
3. 첫 주에는 대표가 [급함]·[참고] 표시를 가장 먼저, 가장 자주 씁니다.
4. 2주 뒤 기준 시간이나 급한 일 예시를 한 번 고칩니다.

[급함]이 늘어나면 급한 일 예시를 다시 보여 줍니다

보내는 사람에게 급한 일 예시를 다시 보여 주세요. 한 달에 한 번 [급함]이 붙었던 메시지를 같이 보면서 정말 급했는지 확인하면 남용이 줄어듭니다.

회의 중이라 [급함]을 못 보는 경우도 있습니다. 30분 안에 답이 없으면 전화로 넘기는 규칙이 그래서 필요해요. 회의나 외근으로 오래 비우는 시간은 미리 상태 메시지로 알려 두면 됩니다.

표시는 쓰는데 기준 시간을 아무도 안 지킨다면 숫자가 현실과 맞지 않을 수 있습니다. 2주 동안 실제로 걸린 시간을 보고 지킬 수 있는 숫자로 바꾸세요. 재택과 출근이 섞인 회사라면 회의·기록 규칙까지 함께 정하는 혼합 근무 업무 규칙 정하는 순서를 같이 보세요.