대표가 일주일 휴가를 못 가는 회사, 대표 부재 준비 순서

일주일 휴가를 잡아 두고도 휴가지에서 메신저 답을 하다가 일정을 줄여 돌아오는 대표가 많습니다. 들어오는 연락을 보면 대부분 "이거 이렇게 해도 될까요?" 같은 질문이에요. 대표가 없을 때 누가 무엇을 정해도 되는지 적어 둔 게 없으니 직원은 물을 수밖에 없습니다.

직원도 난처합니다. 혼자 정했다가 틀리면 책임이 돌아오고, 물어보면 대표의 휴가를 방해하니까요. 그러면 대부분 묻는 쪽을 고릅니다.

준비는 휴가 4주 전에 시작하면 여유가 있습니다. 대표의 지난 2주 메신저·메일, 대표 업무를 적을 문서 하나, 대행을 맡길 직원과 30분씩 이야기할 시간이 있으면 됩니다.

4주 전에는 대표가 하는 일을 전부 적습니다

결재, 거래처 응대, 입금 확인, 직원 질문에 답하기까지 대표가 일주일 동안 하는 일을 하나도 빼놓지 않고 적습니다. 메신저와 메일은 직원이 대표에게 어떤 질문을 하는지 뽑아 보는 데 씁니다. 지난 2주 동안 받은 질문을 종류별로 묶어 두세요.

휴가 기간에 반드시 돌아오는 일에는 따로 표시합니다. 급여일, 정기 발주, 세금 신고 기한 같은 것들입니다.

처음 적어 보면 목록이 생각보다 깁니다. 회사 전체 업무까지 함께 적고 싶다면 회사 업무 목록 만드는 법을 보세요.

3주 전에는 업무마다 대행·보류·연락을 고릅니다

목록의 업무마다 아래 셋 중 하나를 고릅니다.

대행으로 고른 업무에는 맡을 직원 이름과 판단 기준을 함께 적습니다. "OO만원 이하 할인은 담당자가 결정"처럼요. 보류로 고른 업무는 관련된 사람에게 "OO일 이후 답변드립니다"라고 미리 알려 둡니다.

대신 맡을 직원이 한 명이거나 아예 없다면 보류로 분류되는 일이 많아집니다. 그럴 때는 거래처에 휴가 일정을 미리 알리는 일이 대행보다 중요해요. 반대로 직원이 여럿이라면 대행을 한 사람에게 몰지 말고 업무별로 나누세요. 업무마다 두 번째 담당자를 정하는 방법은 업무 대행자 지정 순서에 있습니다.

2주 전에는 연락해도 되는 경우를 문장으로 씁니다

"이런 경우에만 연락하세요"를 3~5개 문장으로 적고, 연락 방법과 시간도 정합니다. 전화는 긴급할 때만, 메시지는 하루 한 번 저녁에 확인하는 식입니다. 이 문장은 전 직원이 보는 곳에 올려 둡니다.

"중요한 일은 연락 주세요"처럼 넓게 쓰면 모든 일이 중요해집니다. 금액, 대상, 상황으로 좁혀서 쓰세요.

1주 전에는 사흘 동안 시험 삼아 자리를 비웁니다

• 사흘 동안 업무 연락을 받지 않는다고 미리 알리기
• 그동안 직원들이 막힌 질문을 한 문서에 적어 두게 하기
• 사흘 뒤 그 질문을 보고 대행 기준과 연락 기준에 보태기
• '연락'으로 분류했던 일 중 실제로 연락이 필요 없던 것은 '대행'이나 '보류'로 옮기기

시험 부재에서 나온 질문이 많을수록 실제 휴가 때 연락은 줄어듭니다.

출발 전날과 복귀 첫날에는 대행 직원과 목록을 같이 봅니다

출발 전날 대행 직원과 목록을 한 번 같이 훑고, 복귀 첫날에는 대행 직원이 처리한 일과 보류된 일을 함께 확인합니다.

준비를 했는데도 휴가 중 연락이 온다면 대행 기준이 모호한 경우가 많습니다. 그 질문을 기준 문장에 보태 두면 다음 휴가 때는 같은 질문이 줄어요. 휴가 중에 대표가 먼저 "별일 없죠?"라고 물으면 직원은 그때부터 보고를 시작하니, 확인은 정해 둔 시간에만 하세요.

분류표는 버리지 말고 다음 휴가 때 다시 씁니다

분류표와 연락 기준 문장은 휴가가 끝난 뒤에도 바로 찾을 수 있는 곳에 둡니다. 노션이나 구글 문서에 '대표 부재 매뉴얼' 페이지를 하나 만들어 두면 됩니다. 메신저로 슬랙을 쓴다면 휴가 중 상태 메시지와 알림 시간을 정해 두는 것만으로도 연락이 줄어듭니다. 휴가가 1년에 한 번이고 대행할 사람이 정해져 있다면 위 분류표 하나로 충분합니다.