직원도 난처합니다. 혼자 정했다가 틀리면 책임이 돌아오고, 물어보면 대표의 휴가를 방해하니까요. 그러면 대부분 묻는 쪽을 고릅니다.

준비는 휴가 4주 전에 시작하면 여유가 있습니다. 대표의 지난 2주 메신저·메일, 대표 업무를 적을 문서 하나, 대행을 맡길 직원과 30분씩 이야기할 시간이 있으면 됩니다.

4주 전에는 대표가 하는 일을 전부 적습니다

결재, 거래처 응대, 입금 확인, 직원 질문에 답하기까지 대표가 일주일 동안 하는 일을 하나도 빼놓지 않고 적습니다. 메신저와 메일은 직원이 대표에게 어떤 질문을 하는지 뽑아 보는 데 씁니다. 지난 2주 동안 받은 질문을 종류별로 묶어 두세요.

휴가 기간에 반드시 돌아오는 일에는 따로 표시합니다. 급여일, 정기 발주, 세금 신고 기한 같은 것들입니다.

처음 적어 보면 목록이 생각보다 깁니다. 회사 전체 업무까지 함께 적고 싶다면 회사 업무 목록 만드는 법을 보세요.

3주 전에는 업무마다 대행·보류·연락을 고릅니다

목록의 업무마다 아래 셋 중 하나를 고릅니다.

대행으로 고른 업무에는 맡을 직원 이름과 판단 기준을 함께 적습니다. "OO만원 이하 할인은 담당자가 결정"처럼요. 보류로 고른 업무는 관련된 사람에게 "OO일 이후 답변드립니다"라고 미리 알려 둡니다.

대신 맡을 직원이 한 명이거나 아예 없다면 보류로 분류되는 일이 많아집니다. 그럴 때는 거래처에 휴가 일정을 미리 알리는 일이 대행보다 중요해요. 반대로 직원이 여럿이라면 대행을 한 사람에게 몰지 말고 업무별로 나누세요. 업무마다 두 번째 담당자를 정하는 방법은 업무 대행자 지정 순서에 있습니다.

2주 전에는 연락해도 되는 경우를 문장으로 씁니다

"이런 경우에만 연락하세요"를 3~5개 문장으로 적고, 연락 방법과 시간도 정합니다. 전화는 긴급할 때만, 메시지는 하루 한 번 저녁에 확인하는 식입니다. 이 문장은 전 직원이 보는 곳에 올려 둡니다.

"중요한 일은 연락 주세요"처럼 넓게 쓰면 모든 일이 중요해집니다. 금액, 대상, 상황으로 좁혀서 쓰세요.

1주 전에는 사흘 동안 시험 삼아 자리를 비웁니다

• 사흘 동안 업무 연락을 받지 않는다고 미리 알리기
• 그동안 직원들이 막힌 질문을 한 문서에 적어 두게 하기
• 사흘 뒤 그 질문을 보고 대행 기준과 연락 기준에 보태기
• '연락'으로 분류했던 일 중 실제로 연락이 필요 없던 것은 '대행'이나 '보류'로 옮기기

시험 부재에서 나온 질문이 많을수록 실제 휴가 때 연락은 줄어듭니다.

출발 전날과 복귀 첫날에는 대행 직원과 목록을 같이 봅니다

출발 전날 대행 직원과 목록을 한 번 같이 훑고, 복귀 첫날에는 대행 직원이 처리한 일과 보류된 일을 함께 확인합니다.

준비를 했는데도 휴가 중 연락이 온다면 대행 기준이 모호한 경우가 많습니다. 그 질문을 기준 문장에 보태 두면 다음 휴가 때는 같은 질문이 줄어요. 휴가 중에 대표가 먼저 "별일 없죠?"라고 물으면 직원은 그때부터 보고를 시작하니, 확인은 정해 둔 시간에만 하세요.

분류표는 버리지 말고 다음 휴가 때 다시 씁니다

분류표와 연락 기준 문장은 휴가가 끝난 뒤에도 바로 찾을 수 있는 곳에 둡니다. 노션이나 구글 문서에 '대표 부재 매뉴얼' 페이지를 하나 만들어 두면 됩니다. 메신저로 슬랙을 쓴다면 휴가 중 상태 메시지와 알림 시간을 정해 두는 것만으로도 연락이 줄어듭니다. 휴가가 1년에 한 번이고 대행할 사람이 정해져 있다면 위 분류표 하나로 충분합니다.

디자이너가 휴가 간 날 상세페이지 가격을 바꿔야 해서 휴가지로 전화를 거는 일도 비슷합니다. 회사에 사람은 여럿인데 업무마다 할 줄 아는 사람은 한 명뿐인 거죠.

근로기준법 제60조는 연차 유급휴가를 근로자가 청구한 시기에 주도록 정하고 있습니다. 휴가든 병가든 누군가 자리를 비우는 날은 해마다 옵니다. 그날 그 사람만 할 줄 아는 일이 있으면 그 일은 멈춥니다.

"A가 없으면 B가 다 하면 되지 않나요?"

사람마다 대행자 한 명을 붙이면 간단해 보입니다. 그런데 그러면 B는 A의 일을 전부 배워야 합니다. 자기 일도 있는데 남의 일 전체를 익힐 시간은 없죠. 그렇게 아무것도 제대로 못 배운 채로 A의 휴가 날이 옵니다.

그래서 두 번째 담당자는 업무마다 정합니다. 회사 업무 목록과 직원별 다음 3개월 휴가 계획을 옆에 두고 시작하세요. 업무 목록이 없다면 회사 업무 목록 만드는 법으로 먼저 만들어야 합니다.

업무 목록에 대행자 칸과 곤란한 정도 칸을 붙입니다

업무 목록에 '두 번째 담당자' 칸과 '멈추면 곤란한 정도' 칸을 추가합니다. 곤란한 정도는 세 가지로 적어요. 1~2일만 멈춰도 문제가 되면 상, 일주일까지 버틸 수 있으면 중, 한 달 미뤄도 되면 하입니다. 고객 응대, 돈, 법적 기한이 걸린 일은 대개 상입니다.

곤란한 정도가 '상'인 업무부터 짝을 짓습니다

• '상' 업무마다 두 번째 담당자 이름 적기
• 한 사람이 맡는 두 번째 담당 업무는 3~5개 이내로 나누기
• 원래 담당자와 두 번째 담당자가 같은 시기에 휴가를 가지 않는지 휴가 계획과 맞춰 보기

'중' 업무는 다음 분기에 정하고, '하' 업무는 정하지 않아도 됩니다.

짝은 업무와 가까운 사람으로 고릅니다. 주문 처리의 두 번째 담당자를 고객 응대 담당자가 맡으면 배우는 시간이 짧아요.

직원이 몇 명 안 되는 회사라면 대표가 대부분 업무의 두 번째 담당자가 됩니다. 대표가 맡기 어려운 업무는 거래처나 대행사처럼 외부를 두 번째 담당자로 적어도 괜찮습니다. 직원이 여럿이라면 직원끼리 짝을 짓고, 대표는 '상' 업무에 짝이 다 정해졌는지만 확인하세요. 팀이 나뉜 회사라면 팀 안에서 짝을 짓고 분기 확인은 팀장이 맡습니다. 결제 승인처럼 여러 팀에 걸친 업무는 운영을 맡은 사람이 따로 챙깁니다.

두 번째 담당자가 실제로 한 번 처리해 봐야 합니다

원래 담당자가 한 번 보여 주고, 다음 회차는 두 번째 담당자가 직접 처리합니다. 처리하면서 파일 위치, 계정, 연락처를 포함한 순서를 자기 말로 적게 하세요. 판단이 필요한 부분은 "이럴 땐 이렇게"로 짧게 남기면 됩니다.

계정이나 권한이 필요한 업무는 두 번째 담당자에게 미리 권한을 줍니다. 이걸 미뤄 두면 정작 필요한 날 로그인을 못 해요. 가장 자주 놓치는 부분입니다.

적은 순서는 개인 메모장 말고 업무 목록의 해당 줄에 링크로 붙여 둡니다. 짝이 바뀌거나 두 사람이 모두 회사를 떠나도 다음에 그 일을 맡는 사람이 이 기록에서 시작할 수 있게요.

짝만 정하고 연습은 건너뛰는 회사도 많습니다. 이름만 적어 두면 실제 부재 때 아무도 못 합니다. 짝을 정한 날 연습 날짜도 달력에 같이 넣으세요.

휴가가 잡히면 진행 중인 건을 넘깁니다

휴가가 정해지면 원래 담당자가 두 번째 담당자에게 진행 중인 건의 상태를 넘깁니다. 거래처나 고객에게는 부재 기간과 대신 연락할 사람을 알리고, 복귀한 뒤에는 두 번째 담당자가 처리한 일을 함께 확인합니다.

분기 첫 주마다 짝이 아직 유효한지 봅니다

• 분기 첫 주에 업무 목록의 두 번째 담당자 칸 훑어보기
• 퇴사·입사·업무 변경으로 비어 있는 칸 채우기
• 석 달 동안 한 번도 직접 해 보지 않은 짝은 이번 분기에 한 번 처리해 보기

두 번째 담당자가 부담스러워하면 맡은 업무 수부터 세어 보세요. 3~5개를 넘으면 '중' 업무부터 다른 사람에게 옮깁니다.

대표가 자리를 비울 때는 결재와 거래처 연락까지 챙겨야 해서 준비가 조금 다릅니다. 그때는 대표 부재 준비 순서를 보세요.

그런데 왜 안 쓰는지 모르고 하면 어느 쪽이든 결과는 비슷합니다. 직원들이 예전 방식으로 돌아가는 이유는 대개 넷 중 하나이고, 이유마다 손볼 곳이 다릅니다. 넷 모두 적는 사람만 손이 더 가고 적어 둔 덕은 보지 못하는 경우라서, 직원을 설득하기보다 적는 방식을 고치는 쪽이 빠릅니다.

직원 두세 명에게 따로 물어보면 이유가 보입니다

"왜 안 써요?"라고 물으면 대답이 잘 안 나옵니다. 한 명씩 따로, 아래처럼 구체적으로 물어보세요.

회사 사정에 따라 먼저 의심할 이유도 있습니다. 요청 대부분이 대표에게서 나오는 회사라면 대표가 안 쓰는 경우가 가장 흔해요. 대표가 쓰기 시작하면 직원들이 바로 따라옵니다. 직원끼리 일을 주고받는 회사는 기준이 없어 사람마다 다르게 적거나, 두 번 적는 게 귀찮아 한쪽을 버리는 경우가 많습니다. 팀이 여럿이면 팀마다 칸과 이름을 다르게 써서 다른 팀 일을 못 찾는 일이 자주 생기고요. 이때 첫 대응은 팀장이 하고, 회사 공통 규칙은 대표가 정합니다.

이유를 찾았다면 그 이유에 맞는 대응 하나만 2주 해 봅니다. 여러 개를 한꺼번에 바꾸면 무엇이 효과가 있었는지 알 수 없어요.

이유 1. 같은 내용을 두 번 적어야 합니다

새 목록에 적은 내용을 메신저에도 쓰고 엑셀에도 옮겨야 한다면, 직원은 결국 가장 익숙한 한 곳에만 적습니다. 적는 수고가 그 기록으로 아끼는 시간보다 크면 공지를 몇 번 해도 손이 덜 가는 쪽으로 돌아가요.

같은 내용을 적는 곳을 전부 적어 보고, 내용마다 기록되는 곳을 하나로 정하세요. 나머지에서는 지웁니다. 메신저에는 내용 대신 "목록에 올렸어요"만 보내면 됩니다. 2주 뒤 직원에게 아직도 두 번 적는 게 있는지 다시 물어보세요.

이유 2. 무엇을 적어야 하는지 아무도 모릅니다

"앞으로 여기에 적어 주세요"만 있고 무엇을 적는지는 없는 경우입니다. 직원들은 적어야 할지 말지 고민하다가 그냥 말로 해요.

적어야 하는 일을 한 문장으로 정하세요. 예를 들면 "그날 안에 안 끝나는 일, 다른 사람이 결과를 기다리는 일"입니다. 적지 않아도 되는 일도 한 문장으로 정하고, 잘 적은 예시 몇 개를 목록 맨 위에 고정해 두세요. 새로 온 사람에게는 첫날 이 두 문장을 알려 줍니다.

이유 3. 대표가 여전히 메신저로 일을 맡깁니다

공지문에 뭐라고 썼든 직원은 대표가 실제로 쓰는 곳을 따릅니다. 대표가 메신저로 일을 맡기면 직원들은 메신저를 보고 일해요.

대표가 일주일 동안 맡기는 일을 전부 직접 목록에 적어 보세요. 이동 중이라 못 적은 건 받은 직원이 옮기고, 대표는 "확인했어요"로 답하면 됩니다. 진행 상황이 궁금할 때도 직원에게 묻기 전에 목록부터 열고, 주간회의는 목록을 띄워 놓고 진행하세요.

이유 4. 지난주에 적은 일을 다시 찾을 수가 없습니다

적기는 했는데 지난주 일을 찾으려면 한참 뒤져야 하는 경우입니다. 찾을 때 안 나오면 다음부터는 적을 이유가 없어요.

• 끝난 일은 숨기고 진행 중인 일만 보이게 바꾼다
• 마감이 지난 일이 맨 위로 오게 순서를 바꾼다
• 파일은 목록에 직접 붙이지 말고 공용 폴더 위치를 적는다
• 자주 찾는 보기(예: 내가 받은 일, 이번 주 마감)를 바로 열 수 있게 만든다

폴더 위치부터 다시 잡아야 한다면 공유 드라이브 폴더 구조 처음 잡는 순서를 보세요.

2주를 해 봐도 그대로라면 범위를 좁혀 다시 시작합니다

이유별 대응을 2주씩 해 봤는데도 그대로라면 바꾸려는 범위가 너무 넓을 수 있습니다. 한 업무로 좁혀서 다시 시작하는 4주 도입 계획을 써 보세요. 업무 요청부터 다시 잡는다면 요청을 한 경로로 모으는 순서가 시범 업무로 맞습니다.

혼합 근무를 시작한 회사에서 자주 나오는 질문입니다. 사무실에 있는 사람끼리 정한 내용을 재택한 직원이 다음 날에야 아는 일도 흔하고요. "그거 사무실에서 말했잖아요", "저는 못 들었는데요"가 오가게 됩니다. 같은 공간에서 말로 처리하던 일을 원격일 때는 어떻게 할지 정해 두지 않아서 생기는 문제입니다.

규칙은 한 쪽을 넘기지 않습니다

상시 10명 이상의 근로자를 쓰는 회사는 업무 시작·종료 시각 등을 담은 취업규칙을 만들어 신고해야 합니다(근로기준법 제93조). 그런데 취업규칙에는 메신저에 언제 답할지, 원격 참석자가 있을 때 회의를 어떻게 할지까지는 보통 들어 있지 않습니다.

그렇다고 별도 규정집을 만들 필요는 없어요. 몇 쪽짜리 문서는 만들어도 다시 읽는 사람이 없습니다. 응답 시간, 회의, 기록에 관한 규칙을 한 쪽에 적는 것으로 충분합니다. 지난 한 달 동안 재택과 출근이 섞여서 생긴 문제 3~5개, 직원별 재택 요일(고정이면 요일, 유동이면 정하는 방법), 규칙을 적을 공용 문서만 있으면 시작할 수 있습니다.

재택 때문에 생긴 문제부터 적습니다

문제를 먼저 적어야 규칙이 길어지지 않습니다. 문제가 없던 항목은 규칙을 안 만들어도 됩니다.

지난 한 달 문제를 적고 각각 어느 항목에 해당하는지 표시합니다. 대표 혼자 떠올리면 놓치는 게 있으니 직원 두세 명에게도 한 번 물어보세요.

문제가 있던 항목에만 규칙을 한두 문장씩 씁니다

예시는 이렇습니다. 그대로 쓰지 말고 앞에서 나온 문제에 맞춰 고치세요.

응답 시간 - 근무 시간 중 메신저는 2시간 안에 확인한다. - 그보다 급한 일은 메시지 맨 앞에 [급함]을 붙이고, 10분 안에 답이 없으면 전화한다.

회의 - 원격 참석자가 한 명이라도 있으면 전원이 각자 화면으로 들어온다. - 회의 밖에서 즉석으로 정한 일은 그날 안에 기록하기 전까지 결정된 것으로 보지 않는다.

기록 - 결정 사항과 맡은 일은 회의가 끝나고 30분 안에 정해 둔 공용 문서에 남긴다. - 재택하는 날은 아침에 오늘 할 일 세 줄을 남긴다.

규칙마다 '언제까지'와 '어디에'가 들어갔는지 보고, 대표에게도 똑같이 적용되는 문장인지 확인합니다. 다 쓴 뒤 한 쪽을 넘으면 줄이세요. 답장 기준을 더 잘게 나누고 싶다면 메신저 답장 기준 정하기를 참고하면 됩니다.

2주 동안은 규칙을 바꾸지 않고 써 봅니다

시작일을 정하고 전원에게 규칙 한 쪽을 보냅니다. 2주 동안 규칙이 안 맞았던 때를 각자 짧게 적어 두게 하고, 그동안은 불편해도 규칙을 고치지 않습니다.

2주 뒤 15분 정도 모여 적어 둔 내용을 봅니다. 고치는 건 가장 많이 나온 불편 하나뿐입니다. 두 개를 같이 고치면 어느 쪽 덕에 나아졌는지 알 수 없습니다.

• 그 규칙 문장만 고치고 고친 날짜를 적는다
• 새로 오는 직원 안내 자료에 규칙 한 쪽을 넣는다
• 석 달 뒤 다시 볼 날짜를 달력에 넣는다

팀이 나뉘면 출근 요일을 팀 안에서 맞춥니다

직원이 몇 명 안 되는 회사라면 응답 시간 규칙 한두 줄과 주 1회 화상 회의만으로도 굴러갑니다. 사람이 늘어 팀이 여럿으로 나뉘면 사정이 달라져요. 팀원마다 재택 요일이 달라서 같은 팀끼리 얼굴 볼 날이 없어지기도 합니다.

이럴 때는 팀 안에서 주 1~2일 출근 요일을 맞추는 규칙을 하나 더 두세요. 얼굴 보고 정할 일을 그날로 몰 수 있습니다. 기록 위치는 팀별로 따로 두더라도, 회사 전체에 걸친 결정은 한 문서에 모읍니다.

출퇴근 시각까지 바꾼다면 근로기준법 조문을 확인하세요

여기서 정한 규칙은 업무 연락 방식에 관한 것입니다. 출퇴근 시각이나 근로시간 계산 방식까지 바꾸는 내용이라면 아래 조문을 함께 봐야 합니다.

• 근로기준법 제58조(근로시간 계산의 특례)는 사업장 밖에서 일해 근로시간을 산정하기 어려운 경우의 근로시간 계산 방식을 정하고 있습니다.
• 근로기준법 제93조(취업규칙의 작성·신고)에 따라 취업규칙을 바꿀 때도 고용노동부장관에게 신고해야 합니다. 재택 규칙 때문에 업무 시작·종료 시각이 달라진다면 이 부분도 함께 고쳐야 합니다.

규칙이 안 지켜진다면 대표의 메시지부터 확인해 보세요

대표가 밤늦게 [급함] 없이 메시지를 보내면 직원은 모든 메시지를 급한 일로 받아들입니다. 규칙 문장에 대표도 똑같이 적용된다고 적어 두는 이유예요.

사무실 복도에서 정한 일이 계속 기록 밖에 남는다면 "기록하기 전까지는 결정이 아니다"라는 문장을 규칙 맨 위로 올리세요. 재택하는 사람만 기록하고 출근한 사람은 안 한다면, 할 일 세 줄을 출근한 날에도 남기도록 바꿔 기준을 하나로 맞춥니다. 이렇게 남긴 내용을 매주 함께 보려면 회사 전체 업무 현황판 만드는 순서와 주간회의 30분 진행 순서를 이어서 보세요.

대표는 답이 늦다고 느끼고, 직원은 뭐가 급한지 모르겠다고 느낄 때 오가는 대화입니다.

답장 기준이 없으면 대표는 보낸 메시지에 한두 시간 답이 없을 때 "일은 하고 있나" 싶어 다시 보냅니다. 직원은 언제 답해야 하는지 모르니 알림이 울릴 때마다 하던 일을 멈추고요. 그러다 보면 정말 급한 연락이 다른 메시지 사이에 묻힙니다. 급한 일과 아닌 일이 똑같은 모양으로 오니까요.

답장 등급은 보내는 사람이 붙입니다

메시지를 급한 일·보통 일·나중에 볼 일로 나누고, 등급 표시는 보내는 사람이 합니다. 그래야 받는 사람이 메시지마다 얼마나 급한지 짐작하지 않아도 됩니다.

준비할 건 많지 않습니다. 지난 2주 동안 "왜 답이 없어요?"가 나왔던 메시지 몇 개와, 실제로 급했던 일 3~5개를 모아 두세요.

등급마다 답장 시간을 숫자로 적습니다

시간은 회사 사정에 맞게 바꿔도 됩니다. 다만 숫자로 적어야 해요. "가능한 빨리"는 사람마다 뜻이 다릅니다. 급한 일 예시 3~5개를 표 아래에 붙이고, 보통 일에는 표시를 하지 않는다는 점도 같이 적어 두세요.

모두가 한 대화방에서 일하는 동안은 이 표 하나로 됩니다. 사람이 늘어 대화방이 여러 개로 나뉘면, 급한 일은 어느 방에 올리든 [급함]을 붙이고 받는 사람 이름을 같이 부르게 하세요. 팀마다 일하는 리듬이 다르다면 보통 일의 기준 시간은 팀별로 조금씩 달라도 됩니다. [급함] 기준과 전화로 넘기는 시간만은 회사 전체가 같아야 팀 사이 급한 연락이 늦어지지 않습니다.

며칠 걸리는 요청은 메신저 말고 업무 목록에 적습니다

답장 기준만 정하면 나중에 볼 일이 대화방에 계속 쌓입니다. 사흘 이상 걸리는 업무 요청과 다시 찾아볼 자료는 공용 업무 목록에 남기고, 메신저로는 "목록에 올렸어요"만 보내세요. [참고] 메시지는 금요일 오후처럼 모아서 보는 요일을 정해 두면 됩니다. 확인했다는 표시로 쓸 짧은 반응 하나도 이때 같이 정하세요.

급한 대화와 다시 볼 일을 어떻게 나눠 두는지는 업무 요청을 한 경로로 모으는 순서에 자세히 있습니다.

공지할 때는 대표가 [급함] 표시를 먼저 씁니다

규칙을 대화방에 올리기만 하면 며칠 못 가 예전처럼 돌아가기 쉽습니다. 이렇게 공지해 보세요.

1. 짧게 모여 왜 바꾸는지 한 문장으로 말합니다. 예: "급한 연락이 묻히지 않게, 그리고 메시지마다 일이 끊기지 않게 하려고요."
2. 등급 표를 대화방 공지로 올리고 맨 위에 고정합니다.
3. 첫 주에는 대표가 [급함]·[참고] 표시를 가장 먼저, 가장 자주 씁니다.
4. 2주 뒤 기준 시간이나 급한 일 예시를 한 번 고칩니다.

[급함]이 늘어나면 급한 일 예시를 다시 보여 줍니다

보내는 사람에게 급한 일 예시를 다시 보여 주세요. 한 달에 한 번 [급함]이 붙었던 메시지를 같이 보면서 정말 급했는지 확인하면 남용이 줄어듭니다.

회의 중이라 [급함]을 못 보는 경우도 있습니다. 30분 안에 답이 없으면 전화로 넘기는 규칙이 그래서 필요해요. 회의나 외근으로 오래 비우는 시간은 미리 상태 메시지로 알려 두면 됩니다.

표시는 쓰는데 기준 시간을 아무도 안 지킨다면 숫자가 현실과 맞지 않을 수 있습니다. 2주 동안 실제로 걸린 시간을 보고 지킬 수 있는 숫자로 바꾸세요. 재택과 출근이 섞인 회사라면 회의·기록 규칙까지 함께 정하는 혼합 근무 업무 규칙 정하는 순서를 같이 보세요.