업무 대행자 정하는 법, 업무별로 두 번째 담당자를 지정하는 순서
누가 휴가나 병가로 자리를 비우면 일이 멈추는 회사를 위해, 업무 목록에 두 번째 담당자 칸을 만들고 짝 연습과 분기 확인으로 업무 대행자를 지정하는 순서를 설명합니다.
핵심 요약
ABSTRACT- 업무 대행자는 사람마다 한 명씩 붙이지 말고 업무마다 정합니다.
- 업무 목록에 '두 번째 담당자' 칸을 추가하고, 멈추면 곤란한 업무부터 짝을 지어 한 번씩 직접 해 보게 한 뒤, 분기마다 짝이 여전히 할 수 있는지 확인합니다.
"급여 이체 오늘까지인데, 이거 할 줄 아는 사람 있어요?" "그건 경리 담당만 하는데… 오늘 병가예요."
디자이너가 휴가 간 날 상세페이지 가격을 바꿔야 해서 휴가지로 전화를 거는 일도 비슷합니다. 회사에 사람은 여럿인데 업무마다 할 줄 아는 사람은 한 명뿐인 거죠.
근로기준법 제60조는 연차 유급휴가를 근로자가 청구한 시기에 주도록 정하고 있습니다. 휴가든 병가든 누군가 자리를 비우는 날은 해마다 옵니다. 그날 그 사람만 할 줄 아는 일이 있으면 그 일은 멈춥니다.
"A가 없으면 B가 다 하면 되지 않나요?"
사람마다 대행자 한 명을 붙이면 간단해 보입니다. 그런데 그러면 B는 A의 일을 전부 배워야 합니다. 자기 일도 있는데 남의 일 전체를 익힐 시간은 없죠. 그렇게 아무것도 제대로 못 배운 채로 A의 휴가 날이 옵니다.
그래서 두 번째 담당자는 업무마다 정합니다. 회사 업무 목록과 직원별 다음 3개월 휴가 계획을 옆에 두고 시작하세요. 업무 목록이 없다면 회사 업무 목록 만드는 법으로 먼저 만들어야 합니다.
업무 목록에 대행자 칸과 곤란한 정도 칸을 붙입니다
업무 목록에 '두 번째 담당자' 칸과 '멈추면 곤란한 정도' 칸을 추가합니다. 곤란한 정도는 세 가지로 적어요. 1~2일만 멈춰도 문제가 되면 상, 일주일까지 버틸 수 있으면 중, 한 달 미뤄도 되면 하입니다. 고객 응대, 돈, 법적 기한이 걸린 일은 대개 상입니다.
곤란한 정도가 '상'인 업무부터 짝을 짓습니다
- '상' 업무마다 두 번째 담당자 이름 적기
- 한 사람이 맡는 두 번째 담당 업무는 3~5개 이내로 나누기
- 원래 담당자와 두 번째 담당자가 같은 시기에 휴가를 가지 않는지 휴가 계획과 맞춰 보기
'중' 업무는 다음 분기에 정하고, '하' 업무는 정하지 않아도 됩니다.
짝은 업무와 가까운 사람으로 고릅니다. 주문 처리의 두 번째 담당자를 고객 응대 담당자가 맡으면 배우는 시간이 짧아요.
직원이 몇 명 안 되는 회사라면 대표가 대부분 업무의 두 번째 담당자가 됩니다. 대표가 맡기 어려운 업무는 거래처나 대행사처럼 외부를 두 번째 담당자로 적어도 괜찮습니다. 직원이 여럿이라면 직원끼리 짝을 짓고, 대표는 '상' 업무에 짝이 다 정해졌는지만 확인하세요. 팀이 나뉜 회사라면 팀 안에서 짝을 짓고 분기 확인은 팀장이 맡습니다. 결제 승인처럼 여러 팀에 걸친 업무는 운영을 맡은 사람이 따로 챙깁니다.
두 번째 담당자가 실제로 한 번 처리해 봐야 합니다
원래 담당자가 한 번 보여 주고, 다음 회차는 두 번째 담당자가 직접 처리합니다. 처리하면서 파일 위치, 계정, 연락처를 포함한 순서를 자기 말로 적게 하세요. 판단이 필요한 부분은 "이럴 땐 이렇게"로 짧게 남기면 됩니다.
계정이나 권한이 필요한 업무는 두 번째 담당자에게 미리 권한을 줍니다. 이걸 미뤄 두면 정작 필요한 날 로그인을 못 해요. 가장 자주 놓치는 부분입니다.
적은 순서는 개인 메모장 말고 업무 목록의 해당 줄에 링크로 붙여 둡니다. 짝이 바뀌거나 두 사람이 모두 회사를 떠나도 다음에 그 일을 맡는 사람이 이 기록에서 시작할 수 있게요.
짝만 정하고 연습은 건너뛰는 회사도 많습니다. 이름만 적어 두면 실제 부재 때 아무도 못 합니다. 짝을 정한 날 연습 날짜도 달력에 같이 넣으세요.
휴가가 잡히면 진행 중인 건을 넘깁니다
휴가가 정해지면 원래 담당자가 두 번째 담당자에게 진행 중인 건의 상태를 넘깁니다. 거래처나 고객에게는 부재 기간과 대신 연락할 사람을 알리고, 복귀한 뒤에는 두 번째 담당자가 처리한 일을 함께 확인합니다.
분기 첫 주마다 짝이 아직 유효한지 봅니다
- 분기 첫 주에 업무 목록의 두 번째 담당자 칸 훑어보기
- 퇴사·입사·업무 변경으로 비어 있는 칸 채우기
- 석 달 동안 한 번도 직접 해 보지 않은 짝은 이번 분기에 한 번 처리해 보기
두 번째 담당자가 부담스러워하면 맡은 업무 수부터 세어 보세요. 3~5개를 넘으면 '중' 업무부터 다른 사람에게 옮깁니다.
대표가 자리를 비울 때는 결재와 거래처 연락까지 챙겨야 해서 준비가 조금 다릅니다. 그때는 대표 부재 준비 순서를 보세요.
Q자주 묻는 질문
Q1한 사람에게 대행자 한 명을 붙이면 안 되나요?
사람 단위로 붙이면 대행자가 원래 담당자의 일을 전부 배워야 해서 부담이 큽니다. 업무 단위로 나누면 여러 사람이 조금씩 나눠 맡을 수 있어요.
Q2모든 업무에 두 번째 담당자가 필요한가요?
아닙니다. 일주일 멈추면 고객·돈·법적 기한에 문제가 생기는 업무부터 정합니다. 나머지는 담당자가 돌아올 때까지 미뤄도 됩니다.
Q3두 번째 담당자는 평소에도 그 일을 해야 하나요?
평소에는 안 해도 되지만, 분기에 한 번은 직접 처리해 보는 회차를 둡니다. 한 번 배우고 몇 달 지나면 절차를 까먹기 쉽습니다.
R출처·관련 글
- 근로기준법 제60조(연차 유급휴가) — 국가법령정보센터 (확인 2026-10-14)
- 근로기준법 제11조(적용 범위) — 국가법령정보센터 (확인 2026-10-14)